Base de Datos

 BASE DE DATOS EN EXCEL

Para crear una base de datos en Excel, primero debe asegurarse que tiene habilitada la opción de FORMULARIO.

Si no la tiene activa, ingrese por ARCHIVO - OPCIONES y seleccione PERSONALIZAR CINTA DE OPCIONES

En Comandos Disponibles, seleccione "Todos los Comandos" y ubique la opción FORMULARIO y presione AGREGAR.

Ahora que ya tiene la opción de FORMULARIO activa, cree la tabla que contendrá los datos de su base de datos.

Por ejemplo, crear una tabla de facturas con la siguiente estructura:

Luego ir al menú INSERTAR y seleccionar TABLA

Una vez creada la tabla, puede seleccionar la opción FORMULARIO creada anteriormente, para ingresar la información a su Base de Datos.

Si escribe fórmulas en alguno de los campos, estos campos no aparecen en el formulario.

Rellene las casillas del formulario y presione ENTER para grabar un nuevo registro.

Si desea buscar registros en su base de datos, puede seleccionar la opción CRITERIOS y escribir el criterio de búsqueda deseado.  Incluso puede utilizar los operadores lógicos y comodines (*, ?).

También se encuentra disponible la opción ELIMINAR.  Con ella, elimina de forma permanente el registro (no puede recuperarse con CTRL-Z).

IMPORTAR - EXPORTAR DATOS

ARCHIVO PLANO

Un archivo plano es una base de datos almacenada en un archivo de texto sin formato, donde cada línea representa un registro y los campos están separados por delimitadores como comas (,) o tabulaciones.

Los datos de una hoja de Excel o base de datos, pueden EXPORTARSE o IMPORTARSE por medio de un archivo plano.

Para exportar datos de una hoja de Excel, debe guardar el archivo como CSV.

Para importar datos de un archivo plano a una hoja de Excel, se abre el Excel y se abre el archivo plano desde el menú ARCHIVO - ABRIR, teniendo en cuenta que el tipo de archivo no es Excel, sino texto.

FILTRO Y AUTOFILTRO

Cuando se tiene una hoja con datos, se pueden establecer filtros que faciliten la lectura de información o la búsqueda de datos.

Por el menú DATOS, se selecciona la opción FILTRO.   Esta opción pone filtros sobre cada columna de la hoja de datos.

VALIDACIÓN DE DATOS

Los datos que se van a registrar en una tabla de Excel, pueden validarse para evitar errores de digitación.

En el menú DATOS - VALIDACION DE DATOS

De esta manera puede restringirse los valores de una celda, o puede obligarse al usuario a seleccionar datos de una lista, o limitarse la cantidad de caracteres a escribir, etc.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

Hacer una base de datos, con la siguiente información:

Listado de mínimo 20 personas con código, nombres, apellidos, sexo, fecha de nacimiento, edad, teléfono, estado civil, número de hijos, salario, otros ingresos, total ingresos, alquiler o hipoteca, serv. públicos, otros gastos, total egresos.

1. La información debe registrase como base de datos

2. El campo sexo, debe seleccionarse entre Masculino y Femenino

3. La edad, debe calcularse con respecto a la fecha de nacimiento

4. El teléfono debe estar restringido a 10 dígitos

5. el estado civil, debe seleccionarse entre Casado, Soltero, Divorciado, Unión Libre, Viudo

6. Los hijos deben seleccionarse de 1 a 10

7. Total Ingresos es la suma de Salario y Otros Ingresos

8. Total Egresos es la suma de Alquiler, Serv. Públicos, Otros Gastos

9. La tabla debe estar ordenada alfabéticamente por nombres

10. la tabla Debe exportarse en un archivo plano separado por comas

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