FUNCIONES DE BASES DE DATOS
Las funciones de Bases de Datos en Excel, son aquellas que permiten la creación, modificación y depuración de los datos. Todo esto mediante operaciones matemáticas que se cumplen de manera automática según las especificaciones del usuario.
Función BDCONTAR.
Su formato es el siguiente:
=BDCONTAR(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
base_de_datos: seleccionar la tabla o la base de datos que contiene la información
nombre_de_campo: nombre del campo, sobre el cual quiere realizar el conteo
criterios: criterio de búsqueda en la base de datos
Todas las funciones de Base de Datos, tienen la misma estructura, lo cual hace muy fácil su uso.
SUBTOTALES
En Excel se pueden hacer Subtotales de 2 formas:
FUNCIÓN SUBTOTALES
Permite realizar totales parciales por criterios como Promedio, Contar, Máximo, Mínimo, Suma, Producto, entre otros.
Su formato es el siguiente:
=SUBTOTALES(num_funcion; ref1; ref2;...)
num_funcion: Número de la función que administra el criterio por el cual se quiere subtotalizar
ref1; ref2; ...: Rango de datos que se quiere subtotalizar
OPCIÓN SUBTOTALES
Esta opción se encuentra disponible en el menú DATOS
Esta opción inserta los subtotales dentro de la tabla de datos. Previamente, la tabla debe ordenarse para que la función sea eficiente.
AGRUPAR - DESAGRUPAR
Los datos en Excel, pueden agruparse en esquemas que facilitan la visión de la información.
En el menú DATOS, se encuentran estas opciones.
GRAFICOS DINAMICOS
De forma parecida a las tablas dinámicas, se pueden crear gráficos dinámicos.
Los gráficos dinámicos, pueden manipularse, acomodando los datos deseados en el eje Y o en el eje X, con la información de las columnas de la tabla origen.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
En un nuevo libro de Excel, hacer lo siguiente:
1. Crear una hoja de nombre INVENTARIO
2. Hacer una tabla de inventario de productos, con los siguientes campos: Código Producto, Descripción, Existencias Iniciales, Entradas, Salidas, Stock
3. Alimentar la tabla con al menos 10 productos
4. Crear una hoja de nombre SALIDAS
5. Hacer una tabla de Salidas de Inventario, con los siguientes campos: No. Factura, Fecha, Cod. Producto, Descripción y Cantidad.
6. Crear una hoja de nombre ENTRADAS
7. Hacer una tabla de Entradas de Inventario, con los siguientes campos: No. Factura, Fecha, Cod. Producto, Descripción y Cantidad.
8. El campo Descripción, tanto en Entradas como en Salidas, NO debe digitarse. Este valor debe traerse con una función desde INVENTARIO
9. La columna Entradas, de la hoja INVENTARIO, se alimenta de manera automática del campo Cantidad, de la hoja ENTRADAS
10. La columna Salida de la hoja INVENTARIO, se alimenta de manera automática del campo Cantidad de la hoja SALIDAS
11. El campo Stock, de la hoja INVENTARIO, es la suma de los campos Existencias Iniciales más Entradas menos salidas
Las tablas, deben ser tratadas como base de datos y las fórmulas a utilizar, deben ser también de Base de Datos.
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